Планування unlocked — як планувати так, щоби заплановане здійснилось?

Привіт! Якщо ви читаєте цей пост, то дуже ймовірно ви або пропустили, або захотіли повторити інфо з події перед новим 2022 роком про планування. А також це значить, що я запланувала написати пост про планування — і зробила це!)

Кілька дисклеймерів:

• я не претендую на те, що я “гуру” планування — у мене теж багато що не виходить, я збиваюсь з графіків, у мене є дні, коли краще би не прокидатись, а не думати про планування
• тут я даю базу — а про версію ви вже маєте дослідити далі
• я не буду розказувати як планувати роботу — різний тип роботи вимагає різного типу планування, але постановка цілей і розподіл на щоденні завдання — плюс-мінус однакові з особистим плануванням

Тому в “цьому випуску”:

1. Навіщо планувати
2. Принципи мого планування і ваші принципи
3. Глобальні плани і цілі
4. Декомпозиція глобального у щоденне
5. Системи та інструменти планування
6. Наступні кроки

Але, перед тим, як перейти до м*яса — порада:

Найважливішим для планування через метод проб і помилок є пізнання себе. Тому що планувати будете ви — людина з певним психотипом, набором звичок, які ви маєте і хочете змінити (і теж це можете занести у план), людина, у якої буває ПМС, або яка любить ризикувати. Ви маєте розуміти свої біоритми — ви жаворонок, сова чи просто angry bird? Ви маєте розуміти свої стереотипи і ментальні пастки. Так, це величезний шмат роботи, і якщо ви відчуваєте, що не дуже знаєте людину з якою щодня зустрічаєтесь у дзеркалі, то першим пунктом вашого плану буде ПІЗНАТИ СЕБЕ. Мені допомогло кілька речей: психотерапія, три місяці пробувати купу нових вражень, пробігти марафон, взяти на себе у 4 рази більше ніж я можу потягнути і спати по 5 годин на добу і вигоряння. Ваш мікс з інструментів буде іншим, і дуже не рекомендую свої.

Ок, уявімо, що ви себе знаєте — хай на 50% — вже непогано. До речі, процес пізнання постійний, бо ми всі змінюємось, тому краще поставити собі його за звичку.

Наслідком пізнання буде для вас розуміння що таке:

• робота в вашому житті — для когось, це посидіти в офісі не напружуючись і отримати ЗП вкінці місяця, для когось — можливість самореалізації і захопленостями проектами тощо.
• успіх — що це для вас? Сімейний затишок і злагоджені стосунки? Топ-позиція у світовій компанії чи, можливо, побудувати будинок у Непалі, купити козу і читати книжки у власній бібліотеці з видом на Аннапурну все своє життя, що лишиться?
• класні стосунки це — коли він дарує вам щодня квіти і айфони, чи коли вона вас огортає пледом вночі, коли ви заснули і час від часу перевертаєтесь від холоду? А можливо це відсутність сварок — чи навпаки — їх присутність?
• багатство це — $1,000,000 на вашому рахунку, власний будинок чи можливість подорожувати по світу, коли і куди хочете?

Ми всі живемо в соціумі і він накладає на нас певні стереорипи, тільки є момент — ви живете своє єдине життя і довіряти соціуму у цих речах інколи не варто. А варто інколи змінити соціум.

Для мене завжди відправною точкою є почати з питання ЧОМУ?

Чому я хочу цю освіту?

Чому для мене важливий власний будинок?

Чому я хочу жити в Україні і тд.

“Чому” дозволяє зрозуміти вашу справжню мотивацію і те, куди ви рухаєтесь. Більше того, відповідь на питання “чому” є основною для ефективного планування і задоволеності життям. А цього важко досягнути, якщо ви не зрозуміли себе.

Ну що, зрозуміли себе, тож наступне питання.

2020–й і 2021–й проїхались по нас хандрою, моральними збоями і неможливістю нічого планувати. Ці роки показали що, як кажуть, “хочеш розсмішити Бога — розкажи йому про свої плани”. Тому ваш вибір — планувати чи ніт. Я скажу дещо від себе — так, мої плани пішли лісом — стосовно поїздок, стосовно якихось особистих речей, але також мої плани і дали мені сенс триматись морально і знати, що все буде добре.

Є дуже крута книга Віктора Франкла — Любов до життя — в якій він розповідає про життя у концтаборі. І там одна з речей стосується планування — він думав про те, що буде коли вийде. Він вижив. Ковід і закритість це був наш маленький концтабір, який нас змінив, але для мене планування майбутнього було мотивацією, яка не “тримала мене на плаву”.

Є класна фраза Дуайта Ейхенхауера:

Плани — ніщо, планування — це все.

Вдумайтесь у фразу. Так, ваші плани можуть змінитись, але планувати ситуацію, подумати, що робити якщо це не вийде і потім на це відреагувати — це в наших силах. Тому вибирати планувати чи ні — ваще діло, а отже обирати читати далі цей пост чи ні. Якщо ж ви ще зі мною — то давайте поговоримо про принципи планування?

У купи крутих компаній є задекларовані цінності — так звані принципи її роботи. Стосовно людей я зустрічала ці принципи їх життя досить рідко (часто від незнання ними себе). А принципи планування взагалі зустрічала у одиниць. Та що й казати — сформувала ці принципи для себе я письмово тільки у 2021 році — і жаль що так пізно. Тепер, коли я роблю якесь рішення щодо планування — додати той чи інший проект у свій портфель — то керуюсь цими принципами. Також ними керуюсь коли працюю над якоюсь роботою.

Нижче ділюсь своїми прикладами і як вони змінились і торкнусь тільки кілька з них.

Раніше я була мертив лососем — і мені довелось кілька разів “померти” щоби в результаті зрозуміти що я — не лосось. Сьогодні я намагаюсь викладатись на 80% у всьому, що я роблю (і виходить дуже непогано), досі це не вдається, але перфекціонізмом почала менше страждати.

Я досі хочу все — але пріоритизую і знаю, що якщо кажу чомусь “так” — то маю сказати чомусь “ні”.

Зараз сон і їжа мій пріоритет. У спорт намагаюсь повернутись, але поки тяжко — особливо з цими відрядженнями — ніяк не можу налаштувати рутину.

Сьогодні я у свому пріоритеті. Це означає що моє здоров*я, всілякі там приємні процедури і подарунки собі — це теж у мене у пріоритеті. Боже, пишу це і розумію, що дівчинка виросла!

І найважливіше — моральне здоров*я. Я. Не. Люблю. Драму. Крапка. Я це зрозуміла для себе. Якщо у мене в житті з*являється багато драми я тепер ідентифікую джерело і намагаюсь до нього не підходити. Я свідома того, що дуже сильні емоції мене спустошують. Я не можу стільки переживати — а переживаю я через багато речей. Значить треба депріоритизувати неважливі.

Ваш набір принципів може бути іншим. Але теж важливим. Ваші принципи можуть мінятись щороку — це нормально. Але тестуйте їх. І думайте про них в контексті знання себе — я, наприклад, знаю свою слабку сторону — якщо мене поглинає якийсь цікавий проект чи робота — то все, мене нема для світу. І я для себе вирішила що це не ок. Баланс — наша сила.

А які принципи у вас?

Ще одна порада від мене. Вміння говорити “Ні” іншим збереже вам нерви, час і ще раз нерви. Кажіть ні токсичним стосункам, нецікавим і неприбутковим проектам, кажіть ні там, де вас змушують зробити швидке рішення. Від вас щось хочуть задля досягнення їх результату — а не вашого. Візьміть час подумати. Також пам*ятайте

Коли ви кажете “так” чомусь, то чомусь іншому ви обов*язково кажете “ні”.

Ну що, тепер ви знаєте себе і знаєте свої принципи планування — саме час запланувати глобальні цілі!

Ваша глобальна ціль (чи цілі) — як-то купити BMW X6, побудувати будинок, віддати дитину на навчання у Лондон в пансіон, побудувати Амазон, виглядає приблизно отак:

Але є проблема. Часто ми не знаємо, що хочемо. І нас настільки багато таких, що з*явилось для нас “колесо балансу” — яке допомагає зрозуміти як і які ставити цілі.

Колесо балансу

Це техніка, яка розділяє наше життя на сфери: від стосунків, до кар*єри і грошей і дозволяє оцінити ці сфери життя за 10-ти бальною шкалою за нашими відчуттями. І більше того, цей інструмент супер простий, інтуітивний і легкий у використанні.

Якщо коротко, то алгоритм такий:

1. Намалюйте коло
2. Розділіть на сфери
3. Оціність сфери (оцініть сфери життя за 2021 рік)
4. Оберіть сфери, які хочете покращити (або просто візьміть топ-3 сфери, в яких вам треба попрацювати)
5. Пропишіть цілі по цих сферах (далі розкажу)
6. Працюйте над цілями і оцініть по колесу балансу через рік.

Тепер як пропрацювати над цілями. Я люблю систему SMART

Якщо коротко — то опишіть специфічну ціль, час, за яку ціль треба виконати, як досягнути цю ціль, наскільки вони релевантна до вашого бачення себе і життя, і як ви виміряєте прогрес.

Давайте на прикладі:

Specific — здоров*я і краса > вирівняти і полікувати всі зуби

Measurable — я дізнаюсь, що я досягла цілі, коли: зніму брекети і вони будуть рівними, стоматолог скаже, що в мене нема жодної дірки в зубах, я вибілю зубки

Achievable — я дізнаюсь, що ця ціль виконана, коли я зніму брекети і зуби будуть білими.

Relevant — ця ціль додає до мого успіху через додаткову впевненість, яку я отримаю від красивої посмішки.

Time-bound — маю зняти в лютому 2022 року. Нарешті.

ЗАДАЧА: Як працювати з цілями?

1. Визначіть ваші сфери життя (візьміть з колеса життя)
2. Оцініть по колесу життя на скільки вони у вас задоволені
3. Виберіть топ-3 сфери, які хочете “підтягнути” у 2022 році
4. Випишіть SMART завдання по ним на рік, декомпозуйте на місяці
5. Продумайте ризики — що будете робити, якщо не здійсниться
6. Продумайте винагороду, якщо здійсниться
7. Проаналізуйте 2022-й і сплануйте 2023-й

Додаткові питання з планування:

1. Як ви бачите своє життя? … за 20 років … за 5 років… за рік … за пів роки
2. Що буде, якщо ви вирішите здатись?

Плюс поставте собі питання — ретро року:

1. Події року (весілля, поїздки тощо)
2. Перемоги року (над собою тощо)
3. Факапи року
4. Люди, яким я дякую
5. Найкрутіші моменти року
6. Місця, що надихнули
7. Інсайти року
8. Що я відпущу назавжди
9. Поради собі на наступний рік

Планування виглядає приблизно отак:

Ваша задача перейти від глобального річного планування, розпарсити ціль на квартали і місяці, потім на тижні і на щодень. Давайте на прикладі — мої брекети.

Ціль річна — мати круту посмішку. Уявімо, що у мене ще нема брекетів — як я планувала. І я хочу поставити брекети (у мене це вийшла 4-річна ціль, бо ніколи не знаєш, що буде). Ціль — поставити брекети.

Планування — приклад від глобального до щоденного:

Квартал 1: знайти стоматолога і відкласти додаткові гроші на брекети

Квартал 2: полікувати зуби всі і підготуватись до брекетів

Квартал 3: поставити брекети

Планування місяців:

Січень — лютий: поговорити з трьома стоматологами, вибрати 1-го за характеристиками ціна-якість

Березень — записатись на лікування зубів.

Тиждень в січні:

3-й тиждень — піти до стоматолога 1 і 2

4-й тиждень — піти до стоматолога 3, оцінити час лікування і вартість. Прийняти рішення про стоматолога.

День в 3-му тижні:

Вівторок — стоматолог 1

Четвер — стоматолог 2

Ще момент, після запланованих цілей варто робити ретро і аналізувати місяць — що вийшло, а що необхідно скоригувати.

Ще важливий момент. Якщо ви думаєте, що планувати треба лише робоче — то ніт, важливо планувати і домашнє. Бо виявиться, що часу на домашнє у вас не лишиться. Тому остання порада від мене:

Тепер, після того, як ви знаєте, який алгоритм планування — давайте поговоримо про те, де можна планувати. Причому залежно від людини — вашого стилю життя, ваших звичок і побажань — кожен і кожна з нас планує по-своєму. І це ок. Головне — пробувати.

Я маю дві частини з планування — онлайн і офлайн. Вони часто доповнюють і повторюють одна одну, але для мене є максимально ефективними, тому що я не повністю діджиталізувала своє життя з одного боку, але і не готова всюди у світі тягати сві 150-грамовий блокнот. Тому доводиться, як то кажуть, знайти свій sweet spot.

Мої офлайн системи планування:

• блокнот
• календар План Дій на рік

Онлайн-інструменти:

• Notion
• Apple Notes
• Google Calendar
• Google Spreadsheets

Нижче на картинці показую для чого що використовую. Одразу скажу, що центорм мого операційнго планування є мій календар — причому два — робочий інтегрується в особистий, і навпаки.

А для довгострокового планування — це все-таки гугл таблиці — мені там зручно все писати і описувати і трекати прогрес. У вас може бути інакше.

Це все, чим я хотіла з вами поділитись. Мені шалено приємно, що ви дочитали аж сюди. І тому кілька завдань для вас — якщо ви ще не спланували свій 2022-й, або маєте натхнення перепланувати трошки спираючись на інформацію з цього посту:

1. Заплануйте ваш рік 2022 (за основу можете взяти колесо балансу) + напишіть як ви дізнаєтесь чи досягли успіху з ціллю (SMART)
2. Розпишіть кроки досягнення цілі
3. “Розкидайте” поквартально і помісячно ці кроки
4. Заплануйте у календарі час і день на початку чи вкінці кожного місяця для аналізу попереднього місяця і плану наступного (можете додати квартальні плани)
5. Заплануйте систему, яка потенційно може для вас спрацювати (набір інструментів) — проаналізуйте вкінці місяця чи кварталу чи досягли

Місячне планування (наприклад січень, чи вже лютий):

1. Почніть місяць із декомпозиції місячних цілей по тижнях
2. Кожен тиждень починайте з плану на кожен день
3. Плануйте максимум на 80% свого часу
4. Якщо щось не вдаватиметься — нічого страшного — аналізуйте чи вам підходить
5. Проаналізуйте місяць і подивіться, що треба змінити

Успіхів вам! Якщо вважаєте цей пост корисним, то поділіться ним з друзями.

Якщо хочете дізнатись більше про планування і ділитись своїми кейсами — приєднуйтесь у нашу групу в телеграмі.

Ну і кілька додаткових моментів і порад:

• експериментуйте і дивіться, що найкраще працює для вас!
• якщо збились з графіку — то нічого, головне — не зневірюйтесь, а рухайтесь далі!
• якщо вам важко робити планування самим — об*єднайтесь з кимось
• і пам*ятайте: ви — не лосось!